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Este servicio permite a los usuarios realizar reproducciones fotográficas con sus propios dispositivos móviles (teléfonos móviles y tabletas) de fondos del Archivo de Villa, previa autorización de la institución. Con esta medida, podrán obtener de manera rápida y sencilla copias de trabajo que faciliten el acceso a los materiales necesarios para sus investigaciones, tratando de evitar largas esperas para la obtención de las imágenes digitales que debieran realizar los servicios de reprografía. En definitiva, se pretende facilitar a los usuarios las copias de trabajo necesarias para sus investigaciones de una forma cómoda y sencilla, pero no reproducciones facsimilares de calidad de los materiales del Archivo.

CONDICIONES GENERALES

• La realización de reproducciones fotográficas de los documentos está sujeta a autorización previa por parte del personal técnico de la sala conforme al modelo de solicitud contemplado en el ANEXO I. El número máximo de capturas por sesión y usuario es de 50 imágenes. (Si sobrepasa esta cantidad consulte con el archivero presente en la sala)
• La obtención de reproducciones fotográficas con fines facsimilares, comerciales o de publicación estará sujeta al procedimiento indicado para obtener dicho permiso de publicación.
• No todos los materiales pueden ser reproducidos por los usuarios. Los fondos en mal estado de conservación que impida su manipulación; los que tengan especiales condiciones de acceso y consulta (fondos con datos personales, o que afecten a la intimidad de las personas, fondos en depósito temporal y con limitaciones expresas por parte de los propietarios de los mismos, documentos sometidos a derechos de propiedad intelectual, etc.) no podrán ser reproducidos mediante el sistema de autocopia, salvo autorización expresa de los titulares de los derechos y, en su caso, de la dirección del Archivo y por delegación de esta del técnico responsable de la Sala.
• Con carácter general no se permite la reproducción de los instrumentos de descripción archivística con antigüedad inferior a cincuenta años no difundidos públicamente, salvo que no tengan restricciones de propiedad intelectual y sean de dominio público.
• El personal técnico de sala deberá comunicar las limitaciones o restricciones a la obtención de reproducciones por motivos de conservación de los documentos.
• En ningún caso se permite la toma de imágenes generales de la sala de consulta, de las instalaciones, cámaras y otros medios de seguridad, la grabación de vídeo o de audio ni de otros usuarios
• Las reproducciones se realizarán en espacios acondicionados por el centro.
• Las reproducciones se realizarán siempre bajo supervisión del personal del Archivo.
• En el caso de personas con discapacidad que requieran condiciones específicas o adaptación de tiempo para la realización de capturas de imágenes de documentos, el director/a del Archivo podrá excepcionalmente establecer tiempos adicionales para la realización de las copias y/o ampliar el número de reproducciones diarias por usuario.

PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LAS REPRODUCCIONES

1. Señale con un marcador de papel, proporcionado por el Archivo, las hojas que desee reproducir sin alterar el orden de los legajos y expedientes.
2. Una vez finalizada la consulta de la unidad de instalación y antes de devolverla, acuda al archivero presente en la Sala e indíquele que desea realizar reproducciones.
3. Una vez finalizada la sesión de consulta, cumplimente el formulario que le entregará el personal de sala (Anexo I) con los datos de los documentos a reproducir.
4. El personal técnico del centro valorará la solicitud y autorizará la obtención de reproducciones, indicando el momento y el espacio habilitado para ello.
5. Una vez autorizada la solicitud por parte del centro y llegado el momento, el personal de sala trasladará la unidad documental al espacio acondicionado para la obtención de reproducciones. En ningún caso está permitido al usuario mover documentos o expedientes abiertos de un lugar a otro de la sala de consulta o alterar la ordenación de los documentos.
6. El archivo pondrá a disposición de los usuarios elementos de apoyo y sujeción (pesos, atriles, guantes…) que garanticen la conservación y correcta manipulación de los documentos. En todo caso, la posibilidad de usar estos elementos quedará supeditada a las instrucciones que dicte el personal del centro.
7. No está permitido:

• Usar flash.
• Hacer grabaciones o filmaciones de documentos.
• Forzar las encuadernaciones y costuras para facilitar la lectura de los márgenes interiores de los documentos.
• Retirar grapas, clips o cualquier elemento de sujeción de los documentos.
• Modificar el orden de los documentos en el legajo y/o expediente.

En caso de que los espacios acondicionados para la obtención de autocopias estén siendo usados por otro usuario, se establecerá un turno por orden estricto de solicitud.

EQUIPOS DE FOTOGRAFÍA

• Solo está permitido el uso de cámaras compactas, teléfonos móviles y tabletas. El flash y el sonido de los equipos deben estar desactivados.
• No se permiten cámaras profesionales, de gran tamaño o con lentes intercambiables. Tampoco se permite el uso de escáneres de mano ni de webcams.
• No se permite el uso de trípodes, palos “selfie” o cualquier otro tipo de soporte.

EXCLUSIONES DE ESTE SERVICIO

Para limitar el riesgo de deterioro de los documentos, no serán objeto de autocopia:

• Documentos que no sean servidos en sala de forma ordinaria (por motivos de acceso, de conservación o por estar disponibles en formato digital).
• Documentos incluidos en colecciones especiales (como sigilografía, pergaminos, fotografías, negativos, etc.).
• Documentos de gran formato o de extensión especial cuya manipulación haga peligrar el estado de conservación (desplegables, documentos enrollados, encuadernaciones frágiles, documentos cosidos, etc.).

El personal técnico de la sala está autorizado para denegar las fotografías siempre que exista algún riesgo para la conservación de los documentos y sus soportes. Si por alguna de las razones expuestas anteriormente o por otros motivos de naturaleza técnica no se permite la realización de autocopia, el usuario podrá solicitar la reproducción de los documentos por parte del centro.

USO DE LAS REPRODUCCIONES OBTENIDAS

Las imágenes obtenidas serán exclusivamente de uso privado o para actividades de docencia e investigación personal. En ningún caso se autoriza su uso con finalidad lucrativa ni su distribución, comunicación pública y transformación por cualquier medio sin autorización expresa y por escrito del Archivo de Villa.

El uso de las imágenes tomadas deberá, en cualquier caso, respetar la vigente legislación en materia de derechos de autor y propiedad intelectual. Los usuarios serán responsables legalmente de cualquier uso ilegítimo o indebido de las imágenes que obtengan con sus equipos en el Archivo.